De buurt programeert zelf in de bieb

Ad-hoc verticale samenwerking kunnen organiseren

De Bibliotheek Zuid-Kennemerland uit Haarlem en omstreken heeft twee jaar geïnvesteerd in de pilot van het Meemaakpodium: gemeenschappen uit de buurt programmeren in een van de vestigingen van de bibliotheek. Van jongeren die zelf een bioscoopavond organiseren tot een initiatief tegen pesten, van een sociaal ondernemer die jeugd samenbrengt tot een Oekraïense community die samen lezen. De bibliotheek wil het podium toekomstbestendig maken en toepassen binnen alle 7 vestigingen in Zuid-Kennemerland. Daarnaast is de insteek om de mindset door te voeren in de interne bibliotheekorganisatie. De uitdaging is daarbij om op ad-hoc basis verticale samenwerking te kunnen organiseren tussen centrale bieb, vestigingen en community’s.

Samen naar de toekomst kijken

De behoefte bestaat om organisatiebreed te leren en vanuit verschillende perspectieven; Meemaken, participatie, personeel, facilitair, communicatie, besluitvorming en ICT, gezamenlijk naar de toekomst te kijken. Co-creëren en eigenaarschap delen met community’s staan nog op gespannen voet met de wens om controle te houden over bijvoorbeeld het pand en de communicatie. MV design is gevraagd om dit leren en innoveren te begeleiden bij het designproces in de vorm van 6 bijeenkomsten om tot gezamenlijk handelingsperspectief te komen. Een gedragen werkwijze en instrumentarium om dit in de praktijk te brengen. Marjolein van MV werkte daarin samen met organisatieadviseur Zinzi Stasse. De groep bestond uit directie, het management en medewerkers van betrokken afdelingen. Gedurende het proces sloten regelmatig mensen uit community’s aan.

Wat speelt er?

We starten met een mooie brede club, sommige deelnemers werken al meer dan dertig jaar bij deze bibliotheek, andere zijn pas recent aan het werk. Samen maakten we een tijdlijn van de bibliotheek. We zien grote maatschappelijke bewegingen als verzuiling, corona en AI naast gebeurtenissen als de invoering van de Bibliotheekwet en persoonlijke ervaringen; De geur van de linoleum vloer toen je als klein meisje boeken zat te lezen op de zolder. Of het brutaal intikken van een ruitje bij de vestiging in Schalkwijk. We voelen na afloop allemaal: de organisatie innovatie is onderdeel van allerlei veranderingen, en de bibliotheek heeft op verschillende levels waarde in ieders leven.

Context in kaart brengen

Een ontwerpende aanpak heeft een gereedschapskist vol aan oefeningen om te ontdekken wat er speelt in de levens van betrokkenen. Tijdens de eerste sessie gingen we in twee groepen aan de slag met journey mapping. Een oefening om in de schoenen te stappen van de community’s die iets in de bibliotheek hebben georganiseerd. We brachten de reis van twee recente casussen in beeld. Welke interacties vonden er plaats, rond welke momenten? Welke interne processen raakt dit? We ontdekken paradoxen die het lastig maken om het proces van community’s te faciliteren. Hoe kun je bijvoorbeeld leren als het in één keer goed moet? Kun je een pad volgen om buiten gebaande paden te treden? We formuleren op basis van deze paradoxen de ontwerpvraag voor het leertraject: “Hoe zorgen we dat er balans is binnen de organisatie en dat we leren om processen aan te sluiten op behoeften van community’s?”

Met welke blik kunnen we kijken?

In de vorige sessie hebben de deelnemers zich verdiept in drijfveren en waarden. Vanuit alle inzichten bepalen deelnemers daarnaast de belangrijkste elementen van het vraagstuk. Samenwerking blijkt daarin het belangrijkste. Er is gebrek aan verbinding tussen afdelingen, onduidelijkheid over verantwoordelijkheden, processen en rollen en behoefte om beter te weten wat je kunt verwanten van de ander; collega en community. Voor community’s blijkt onduidelijk wat er allemaal mogelijk is. Voor interne afdelingen is het nog moeilijk om te gaan met allerlei verschillende wensen. Nu we het vraagstuk voor de organisatie verandering scherper hebben gemaakt, zetten we de meest abstracte stap van een ontwerpende aanpak: het reframen van de vraag. Met een nieuwe blik naar het vraagstuk kijken.

Inspiratie uit een ander domein

Vanuit thema’s kijken we vanuit hele andere domeinen naar de samenwerking binnen de bibliotheek. We laten ons inspireren door de strategie van bosbeheerders, door de flow in vaccinatiestraten en de open keuken van restaurants. De deelnemers gaan vervolgens in gesprek met een frame expert. Een bevlogen boswachter vertelt over het belang van struinen. Een medewerker bij de vaccinatiestraat brengt het inzicht dat een hele heldere werkomgeving niet saai hoeft te zijn. En de schoonmoeder van een collega, die veel in hotels en restaurants heeft gewerkt, legt het belang uit van meelopen op verschillende afdelingen. We ontdekken welke succesvolle principes en elementen uit de frames ons inspireren. En kiezen vervolgens de meest vruchtbare perspectieven om concepten en ideeën te ontwikkelen.

Hoe gaan we verder?

Het ontwerpproces heeft oplossingsrichtingen en inspiratie gecreëerd. Gedurende het jaar gaan meerdere projectgroepen uitkomsten in de praktijk verder brengen. We kijken naar de issues die op korte en lange termijn spelen en welke prototypen kunnen bijdragen aan concrete stappen. Zo spelen er voor Facilitair bijvoorbeeld twee issues. Op korte termijn gaan ze de basis faciliteiten van het MeemaakPodium uitwerken in een vast menu voor elke vestiging (techniek, sleutelset etc.). “De spullen zijn overal hetzelfde en zo werkt het, punt.” Op langere termijn willen ze het gedeeld eigenaarschap en vertrouwen vergroten. Ze willen het perspectief van een open keuken gaan inzetten voor wederzijds begrip. “Community’s zijn namelijk onderdeel van ons”. De stuurgroep met directie en management is enthousiast over het struinen, ze gaan ruimte geven zodat er verschillende activiteiten, zogenoemde struintijd, georganiseerd kunnen worden. “We hebben een voorbeeldfunctie in het bewust contact zoeken en die pakken we op, ook voor extern struinen. Zelf gaan we ons MT op steeds andere vestigingen doen.“ Daarnaast gaat ieder MT lid een projectgroep van een ander team begeleiden om het nieuwe proces te steunen, met aandacht voor taakverdeling en vervolgstappen.

Instrumentarium en impact monitoren

Gedurende het jaar begeleiden we de projectgroepen op lichte wijze bij het concretiseren. Myrthe ontwerpt een toolkit met nieuw instrumentarium om de ontwerpende en faciliterende mindset en het handelingsperspectief actief in het proces te houden. Na ruim een half jaar begeleiden we een intervisie tussen de groepen om de impact te monitoren. De groep van Facilitair heeft met het perspectief van de open keuken gewerkt en dat gaf de richting die ze zochten. Het hielp hen om steeds de positie van de ander (community’s en verschillende afdelingen) mee te nemen in ideeën en keuzes. Het gaf hen ook de ruimte om onderling te botsen. Tussen ‘regels en beren op de weg’ en ‘dat moet toch kunnen’. De groep is over dit botsen enthousiast. Het clashen helpt door je echt open te stellen naar elkaar en emoties te benoemen, een time-out te nemen en elkaar vervolgens tegemoet te komen. Dit is de gewenste mindset uitgevoerd in de praktijk.