Verantwoordelijkheidsstructuur rond nieuwe technologie

Operational technology (OT) en Informational technology (IT) integreren in de praktijk steeds vaker. Door deze integratie blijkt de route – of zijn de routes om besluiten te kunnen nemen – niet helder, maar diffuus en complex. IT behoort tot de verantwoordelijkheid van het cluster BCO en OT behoort tot de verantwoordelijkheid van het cluster Stadsbeheer. In de praktijk blijken betrokken ambtenaren niet te weten bij welke functie of gremium ze moeten zijn om een besluit te ontlokken waarmee ze verder kunnen. Ook worden er besluiten genomen, maar blijkt men daarvoor niet bevoegd. Of besluiten worden niet genomen uit onduidelijkheid over de mogelijke consequenties. Dat ambtenaren uit de verschillende clusters tegelijk, maar vanuit gescheiden werelden, zoeken naar mogelijkheden maakt inzicht krijgen in de besluitvorming niet eenvoudig. In gedeeld opdrachtgeverschap willen BCO en Stadsbeheer daarom de besluitvormingsroutes onderzoeken en visualiseren. MV design is gevraagd om een Decision Journey te maken van de actuele casus Mobile Mapping.

Mobile Mapping is een technologie om de hele stad middels een puntenwolk in beeld te brengen, een nieuwe manier om data te verzamelen. Om te beginnen zou het de gemeente allerlei mogelijkheden kunnen bieden voor toezicht en handhaving, een schonere stad en het onderhoud van openbare ruimte. Partijen uit de stad, van markt tot burgers zouden in de toekomst deze data ook kunnen gaan gebruiken voor toepassingen.

Vanuit het perspectief van het besluit

Het uitgangspunt voor de Decision Journey is een exploratief ontwerpend onderzoek, waarbij verwondering voorop staat. We interviewden ambtenaren in de organisatie die betrokken zijn bij Mobile Mapping. Van manager Informatiebeheer tot projectleider, van strategisch adviseur tot manager Stedelijk. Met ieder maakten we eerst een eigen journey. We reconstrueren hun overwegingen, aannames, goede bedoelingen en gemaakte keuzes. Vanuit het perspectief van het besluit keken we vervolgens naar de routes die door betrokkenen zijn afgelegd of overwogen. Vanuit vragen als Wie ben ik? Wie neemt mij? Waar dien ik toe? structureerden we de ervaringen en afwegingen. Ook niet genomen of mogelijke routes voor de toekomst zijn opgenomen in de visualisatie. In overleg met projectteam en opdrachtgevers hebben we de vorm bepaald en getest met betrokkenen.

How to survive the duizeldelta?

In februari 2022 vind een bijeenkomst plaats waarin betrokkenen in gesprek gaan aan de hand van de decision journey. De duizeldelta lijkt een liminale/overgangssituatie te laten zien van een oud systeem naar een nieuw systeem. In de bijeenkomst willen de opdrachtgevers de situatie duiden met betrokkenen, en praten over hoe om te gaan met de overgangssituatie. MV design ontwerpt en begeleidt deze bijeenkomst. We besteden daarbij aandacht aan het duiden van de status quo en het doen van toekomstvoorspelling. Welke elementen van het verleden werken door en welke elementen kunnen in de toekomst belangrijk worden? Een passende vraag is daarnaast: welke elementen kunnen ons helpen om te gaan met de overgangsfase?

How can we play the system?