In de geest van de Omgevingswet

Hoe kunnen we de dienstverlening rond de Omgevingswet zodanig inrichten dat het voor bewoners en ondernemers laagdrempelig en uitnodigend wordt om zelf verantwoordelijkheid te nemen voor de ontwikkeling van hun omgeving? Vanuit deze vraag is door Gemeente Rotterdam Programma Omgevingswet in 2018 een service design traject gestart onder begeleiding van MV design en André Schaminée van TwynstraGudde. Dit traject richt zich niet op de gehele dienstverlening die voortkomt uit het Omgevingswet, maar focust zich op de dienstverlening rond het proces van het verkennen van initiatieven. Immers, één van de uitgangspunten van de Omgevingswet is om meer ruimte te bieden voor initiatieven.

Wat drijft Rotterdammers en wat houdt hen tegen?

Op basis van klantreizen is het inzicht ontstaan dat het probleem niet zozeer zit op de relatie tussen de initiatiefnemer en de ambtenaar in het eerste contact, maar veel meer in het systeem waar de initiatiefnemer maar ook de ambtenaar vervolgens in verzeild raken. Daardoor worden de mensen in dat systeem (backoffice) essentieel onderdeel van de dienstverlening. Vanuit de ontwerpende, lerende en onderzoekende aanpak van service design proberen we systeem- en leefwereld te verbinden en daarop concepten ontwikkelen die recht doen aan beide werelden.

Wagen én wegen

We hebben met ambtenaren 3 concepten ontwikkeld voor situaties die nu als meest knellend worden ervaren. De concepten zijn er op gericht:

• Om als gemeente de alertheid te vergroten en meer oog te krijgen voor wat kan.
• Om het onverwachte van een initiatief meer te gaan verwachten. Door initiatieven en hun kansen op praktische en aanstekelijke wijze in kaart te brengen.
• En om betere helpers te worden, als collega’s naar elkaar en naar initiatiefnemers.

De JA-formule

Heldere motivatie en advies wanneer een plan vorm krijgt

Een bewoner of (sociaal) ondernemer heeft een idee en wil daar wat mee: er is een initiatief! De gemeente kan initiatiefnemers helpen om een idee nog beter te maken, maar is wellicht ook de partij die het idee toetst of betaalt. Hoe kan in korte tijd een eerste afweging gemaakt worden die de planvorming van de initiatiefnemer ten goede komt en inzicht geeft in de te nemen stappen? Met de JA-formule oefenen ambtenaren van verschillende clusters om naar de sterke kanten van het idee te kijken en een heldere motivatie te geven hoe het initiatief bijdraagt aan de gemeentelijke doelstellingen. Wat volgt is een JA, tenzij… advies richting de initiatiefnemer.

De waagweeg-schaal

Dilemma spel voor de behandeling van een initiatief

Wanneer vakdeskundigen uit verschillende clusters betrokken zijn bij de behandeling van een initiatief is het uitdagend om de kwaliteiten van het initiatief en de relatie goed te waarborgen. De waagweeg-schaal is een instrument voor een informeel gesprek over de kwaliteiten en dilemma’s van een initiatief en hoe daar mee om te gaan. In een spelvorm kunnen betrokkenen leren om de dilemma’s centraal te gaan stellen in het proces en deze zorgvuldig te wagen en wegen. Met als doel collectief verantwoordelijkheid te gaan nemen voor risico’s en samen de onzekerheden te onderzoeken.

De Rijdende Regelaar

Weegt tegengestelde belangen rondom een initiatief bij vertraging

Initiatieven kunnen vanuit sociaal oogpunt gewenst zijn, maar vanuit ruimtelijk oogpunt niet. Of ze zijn maatschappelijk zeer gewenst, maar moeten concurreren met andere initiatieven die maatschappelijk minder relevant zijn maar economisch meer profijtelijk. Hoe maken we hierin een afweging? Wanneer de organisatie er zelf niet uitkomt, komt de initiatiefnemer klem te zitten. De Rijdende Regelaar zorgt dat verschillende tegengestelde professionele inzichten niet leiden tot winnen of verliezen (gelijk krijgen of niet), maar tot een situationele afweging. Wat in dit geval het beste is voor de situatie zodat het proces door kan.

Anders werken

De concepten introduceren nieuw denken, nieuwe manieren van werken. We testen de ontworpen concepten stapsgewijs in oefensituaties en in de praktijk. Om het eigenaarschap van de concepten te vergroten werken we met storytelling. Storytelling is een methode die wij vaker inzetten als het gaat om gezamenlijke betekenisgeving en beweging of verandering in samenwerking en organisaties. Onder leiding van Jaap Warmenhoven van Matching Futures bouwen we met het team aan het verhaal van Omgaan met initiatieven. Kunstenaar Tomas Schats verbeeldt dit in tekeningen om het delen van huidige denkbeelden rond de Omgevingswet te prikkelen.

De gesprekstool met tekeningen biedt medewerkers de ruimte om onderhuidse dilemma’s, ervaringen en gedachten uit te spreken. Waar schuurt het, en wat houdt hen tegen om goed integraal samen te werken?

In beweging

De beweging om beter om te gaan met initiatieven is van start. De concepten zijn getest in de praktijk met ambtenaren die in hun werk frequent met initiatieven te maken krijgen, zoals een wijkmanager, de Ondernemersbalie en projectleiders gebiedsontwikkeling. De Ja formule vormt een belangrijk onderdeel van het nieuwe proces dat geïmplementeerd wordt. De concepten brengen concrete tools en andere manieren van werken in de praktijk en inspireren de duurzame beweging naar een responsieve gemeente die waagt én weegt.